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Freitag, 28. Sep. 2012

Unannehmlichkeiten bei der Anzeige der Verarbeitung personenbezogener Daten

 
Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten in Rumänien ist in den meisten Fällen die Nationale Aufsichtsbehörde für die Verarbeitung personenbezogener Daten ("die Aufsichtsbehörde") zu beteiligen. Rechtsgrundlage hierfür ist das Gesetz 677/ 2001 betreffend den Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und den freien Verkehr solcher Daten ("das Datenschutzgesetz").

Die Aufsichtsbehörde ist für die Überprüfung der Verarbeitung personenbezogener Daten, die vom Datenschutzgesetz geregelt sind, zuständig und kann Sanktionen gegen Verarbeiter, die die gesetzlichen Bestimmungen missachten, verhängen.

Erforderlichkeit der Anzeige einer Datenverarbeitung

Laut Datenschutzgesetz ist jeder Verarbeiter personenbezogener Daten dazu verpflichtet, die Verarbeitung solcher Daten vor deren Beginn der Aufsichtsbehörde mittels einer Anzeige (notificare) bekanntzumachen.
Der Begriff der "Verarbeitung" ist sehr weit gefasst und erfasst nahezu alle Vorgänge, bei denen personenbezogene Daten gesammelt, versandt, gespeichert, geändert, usw. werden

Als "Verarbeiter" gelten gemäß Art. 3 des Datenschutzgesetzes alle natürlichen oder juristischen Personen (einschließlich Behörden und Gebietskörperschaften), die Zweck und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten bestimmen.

Die o. g. Anzeige erfolgt mittels eines Formulars, das am 01.03.2009 in Kraft getreten ist. Es ist auf der Internetseite der Aufsichtsbehörde erhältlich und muss online ausgefüllt bzw. der Aufsichtsbehörde übermittelt werden. Für die richtige Ausfüllung des Ankündigungsformulars sind bestimmte Richtlinien zu beachten (Ghid de completare a formulalului de notificare), die ebenfalls auf der Website der Aufsichtsbehörde zur Verfügung gestellt sind. Die Informationen und Daten, welche die Anzeige beinhalten muss (z.B. Person des Verarbeiters, Zweck der Verarbeitung, Empfänger der personenbezogenen Daten usw.) sind durch das Datenschutzgesetz vorgegeben.

Ist die Anzeige richtig erstellt, stellt die Aufsichtsbehörde dem Verarbeiter eine Verarbeitungsnummer aus.

Ablehnung des Formulars wegen falscher Ausfüllung

In der Praxis kommt es oft dazu, dass die Aufsichtsbehörde trotz der vorhandenen Richtlinien viele Anzeigen wegen falscher Ausfüllung des Formulars zurückweist. Die meisten Ablehnungsgründe beruhen auf der fehlerhaften Ausfüllung des Art. IV des Anzeigeformulars - Zweck der Verarbeitung, bzw. auf den Einträgen in der Rubrik 1 - "Personal" (resurse umane) im Falle der Verarbeitung von personenbezogenen Daten der eigenen Mitarbeiter.

In diesem Zusammenhang wurden zwei Anordnungen des Präsidenten der Aufsichtsbehörde (Nr. 90/ 2006 bzw. Nr. 100/ 2007) veröffentlicht. Hiernach muss diese Rubrik im Falle der Verarbeitung personenbezogener Daten der eigenen Mitarbeiter nicht ausgefüllt werden, wenn:

- die personenbezogenen Daten für die Erfüllung von gesetzlichen Pflichten seitens des Verarbeiters verwendet werden (Anordnung des Präsidenten der Aufsichtsbehörde Nr. 90/ 2006, Art. 1 lit. b);

- die personenbezogenen Daten der eigenen Mitarbeiter zur Ausstellung von Aktien zu Gunsten solcher Mitarbeiter verarbeitet werden (Anordnung des Präsidenten der Aufsichtsbehörde Nr. 100/ 2007, Art. 1 lit. b);

- in einem freiwillig zur Verfügung gestellten Lebenslauf enthaltene personenbezogene Daten von einem potenziellen Arbeitgeber verarbeitet werden (Anordnung des Präsidenten der Aufsichtsbehörde Nr. 100/ 2007, Art. 1 lit. d).

Ausdrücklich ist laut Inhalt der Richtlinien zur Ausfüllung des Formulars die Ausfüllung der Rubrik "Personal" erforderlich, wenn die Verarbeitung im Rahmen (i) der Gewährung von Vorteilen an Mitarbeiter für deren Förderung und (ii) von Erfahrungsaustausch und Schulungen der Mitarbeiter stattfindet.

Praxisprobleme

In diesem Zusammenhang bereitet die Bekanntmachung der Ablehnung einer Anzeige Probleme, da diese Annahme/ Ablehnung grundsätzlich erst innerhalb von 30 Tagen ab Einreichung des Formulars erfolgt. Im Falle der Ablehnung muss der Verarbeiter eine neue Anzeige einreichen, was zu weiteren Verspätungen des Erhalts der Verarbeitungsnummer führt.

Die Verfahrensdauer wird dadurch weiter verlängert, dass trotz der Möglichkeit der online- Anzeige die erste Seite des Anzeigeformulars innerhalb von 30 Tagen ab der online-Anzeige in unterzeichneter und gestempelter Originalfassung an den Sitz der Aufsichtsbehörde geschickt werden muss (Quelle: Richtlinien zur Ausfüllung des Formulars). Anderenfalls wird die Anzeige automatisch aus dem elektronischen Erfassungssystem gelöscht.

Ein Beitrag von Paula Cimpoca, Rechtsanwältin

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